دلایل عدم بهبود جلسات چیست؟

s_240_200_16777215_00_http___forsatnet.ir_images_admin12_681-11-3b.jpg

همه می دانیم که برگزاری جلسه گاهی اوقات فقط هدر دادن زمان ارزشمند است. در این راه پیشنهادهای زیادی به شما می شود که بعضی از آنها را عملی کرده و بعضی را پشت گوش می اندازید.

اما چرا باید این تصور وجود داشته باشد که برگزاری جلسه تنها هدر دادن زمان است و کارمندانتان از برگزاری جلسه شاکی هستند و چرا توصیه هایی که در این خصوص می شود موجب بهبود جلسات نمی شود؟  

 

 

داشتن ذهنیت روشن

از نظر بعضی از افراد سازمان، جلسه به مثابه غولی است که زمان با ارزش آنها را می بلعد! برای غلبه بر این حس ما نیاز به ابزارها و قواعدی برای کنترل افراد داریم.

جلسه به خودی خود مشکلی ندارد و تنها برای ارتباط بیشتر افراد حاضر در جلسه با یکدیگر است. اما نحوه برگزاری و آنچه در  آن می گذرد سبب می شود گاهی فکر کنیم این جلسات بی فایده هستند.

جلسات باید به خوبی روند مشخص و صریحی داشته باشند. اگر در مورد چیزی که قصد انجامش را دارید، ذهنیت روشنی نداشته باشید نمی توانید آن را به خوبی به دیگران نیز منتقل کنید. در این حالت افراد حاضر در جلسه احساس پوچی خواهند کرد.

اگر در مورد زوایای آنچه می خواهید در خصوص  آن صحبت کنید اطلاعات و پیش زمینه کافی نداشته باشید، در جلسه شکست خواهید خورد. در واقع شما بدون برنامه ریزی قدم در اتاقی پر از جمعیت می گذارید و آنها را با محتواهای مختلف بدون هدایت تنها می گذارید. در این حالت باید چه کرد؟

تصویرسازی ایده ها

شما باید موضوعی را كه مورد توجه یا اهمیت طرف مقابل است مطرح كنید. ضمنا باید توجه كنید كه سعی در توضیح موضوعی معمولا با گفتار صرف كار بسیار مشكلی است. شما می توانید ایده های خود را هر موقع كه لازم باشد به صورت تصویر نشان دهید.

مثلاً روی یك تكه كاغذ با رسم نمودار برنامه خود را نشان دهید یا با اقدامی جالب از اشیا روی میز مثل خط كش، جا سوزنی و فنجان به عنوان نماد استفاده كنید. همان طور كه برنامه و نقش خود را با این نمادها می سازید راجع به هر قدم و مرحله توضیح دهید كه برای چیست. به این ترتیب کارمندان شما به وضوح از نقش و هدف شما آگاه خواهند شد و جلسه را روندی پوچ و کسل کننده نخواهند دانست.

ابزارها: صورتجلسه و چارچوب زمانی

ابزارهایی نظیر صورتجلسه از ابزارهای مهم برگزاری جلسات هستند. بیشتر صورتجلسه ها در پی کاهش زمان جلسه هستند، اما تنظیم و قالب بندی آنها خود می تواند سبب هدر رفتن زمان شود. چنانچه ضروری بودن جلسه برای شما قطعی به نظر می رسد، هدف واضحی را برای جلسه تعیین کنید و آن را در قسمت بالای صورتجلسه بنویسید. یک از ابزارهای عالی مدیریت زمان، نوشتن یک پاراگراف درخصوص هدف برگزاری جلسه است.

با این جمله شروع کنید: ما این جلسه را جهت دستیابی به اهداف زیر برگزار می کنیم. سپس به شرح تفضیلی اهداف بپردازید، این کار به صورت چشمگیر و قابل توجهی به جلسه شما نظم می بخشد.

 یک دستور جلسه یا یک لیست از هر آنچه باید در جلسه مطرح شود تنظیم کنید. سپس مقابل هر آیتم نام فردی که انتظار می رود آن آیتم را انجام دهد بنویسید و ۲۴ ساعت قبل از شروع جلسه (در صورت امکان) آن را منتشر کنید تا هر فرد بداند در چه مواردی مشارکت دارد و همه بدانند که درخصوص چه موضوعاتی در جلسه بحث خواهد شد. این روش را در جلسات با رؤسا، پرسنل زیر دست، مشتریان، تامین کننده ها و هرکس دیگری می توانید به کار بگیرید. همین طور زمانی برای شروع و پایان جلسه مشخص کنید.

اکثریت صورت جلسه ها چگونگی هدر رفتن زمان را تعیین می کنند، اما کاری برای جلوگیری از آن انجام نمی دهند. همچنین چارچوب زمانی یکی دیگر از ابزارهای مهم برگزاری جلسه است. برای جلسه خود چارچوب تعیین و تنها در همان بازه جلسه را برگزار کنید.

 تأخیر و تعجیل در آن می تواند یکی از دلایل دلسردی و شکست میتینگ ها باشد. برای مثال اگر زمان شروع و پایان جلسه را ۸ تا ۹ تعیین کرده اید دقیقا رأس ساعت ۸ جلسه را شروع کرده و رأس ساعت ۹ آن را به اتمام برسانید. مشخص نبودن زمان پایان جلسات یکی از عوامل اصلی شناخته شده در اتلاف وقت در جلسه ها است.


بستن

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

نتایج نهایی لیگ بازی های فکری

مطالب محبوب (پربازدید) بخش مدیران

چطور‌ روحیه کاری ‌را بالا ببریم؟

IMAGE

دوشنبه, 26 اسفند 1392 چطور‌ روحیه کاری ‌را بالا ببریم؟   در راستای توجه به رعایت اصول بهداشت روانی در محیط کار یکی از وظایف خطیر مدیران، فراهم آوردن شرایط و امکانات لازم و کافی جهت بالا بردن روحیه شغلی...


ادامه مطلب...

چطور بازدهی کارمندان را افزایش دهیم؟

IMAGE

دوشنبه, 26 اسفند 1392 چطور بازدهی کارمندان را افزایش دهیم؟   مدیر موفق چگونه می‌تواند بازدهی کارمندان را افزایش دهد؟مدیرانی که در جهت شکوفاشدن استعدادها و توانایی‌ها و خلاقیت کارمندان می‌کوشند در...


ادامه مطلب...

راهکارهایی برای گسترش رابطه های کاری / ارتباطات، ابزاری نیرومند در دنیای کسب و کار

IMAGE

سه شنبه, 23 آذر 1395  راهکارهایی برای گسترش رابطه های کاری / ارتباطات، ابزاری نیرومند در دنیای کسب و کار برقراری ارتباطات در دنیای امروز بسیار حائز اهمیت است، حتی اگر به این اندازه هم مهم نباشد در کسب...


ادامه مطلب...

اثرات مخرب مدیریت ذره بینی

IMAGE

شنبه, 20 آذر 1395       اثرات مخرب مدیریت ذره بینی / کسب و کارتان را با مدیریت تاثیرگذار اداره کنید. در حالی که برخی از مدیران قصد و نیت بسیار خوبی در قلب شان دارند،  اما در مدیریت کار روزانه...


ادامه مطلب...

چگونه خاطر خریداران را جمع کنیم؟

IMAGE

شنبه, 20 آذر 1395   چگونه خاطر خریداران را جمع کنیم؟یک مثل اسکاتلندی می گوید؛ «اگر قرار است یک شکارچی ماهر باشی، قبل از هرچیز تفنگت را پر می کنی.» آماده کردن مقدمات، نه تنها در شکار، بلکه در هر پروژه...


ادامه مطلب...

بهره وری و انگیزه دو گام اصلی برای ماراتن موفقیت

IMAGE

شنبه, 20 آذر 1395 بهره وری و انگیزه دو گام اصلی برای ماراتن موفقیت افزایش بهره وری نیروی انسانی از مواردی است که از دید مدیران سازمان حائز اهمیت زیادی است. اما کمتر به این موضوع پرداخته می شود که...


ادامه مطلب...

مدیران چه فرقی با رهبران دارند؟

IMAGE

شنبه, 20 آذر 1395  مدیران چه فرقی با رهبران دارند؟دیگر وقت آن رسیده که به عنوان یک مدیر بپذیرید، همیشه این شما نیستید که درست می گویید. این رویکرد «یا کاری که می گویم را انجام می دهی یا خداحافظ» هیچ...


ادامه مطلب...

پیاز نباشید پرتغال باشید.

IMAGE

سه شنبه, 30 آذر 1395   در میان فهرست 500 شرکت برتر مجله فورچون مدیران فراوانی وجود دارند که از نظر ظاهری شکل و شمایلی شبیه مردم دیگر دارند با این فرق که نمایانگر بهترین نسل از مدیران دوران خود هستند.


ادامه مطلب...

چگونه احساسات باعث نابودی یک مدیرعامل می شود؟

IMAGE

چهارشنبه, 08 دی 1395   مدیرعامل ها عموما به سال ها زمان نیاز دارند تا بتوانند برای کار موردنظر خود آماده شوند. اکثر این مدیرعامل ها وقتی به میانه دوران مدیریتی خود نزدیک می شوند، یاد می گیرند که رهبر...


ادامه مطلب...

رهبری در سازمان / سازمان بدون رئیس اما با تعداد زیادی رهبر

IMAGE

شنبه, 20 آذر 1395 رهبری در سازمان / سازمان بدون رئیس اما با تعداد زیادی رهبردر سفری به آلمان و پس از یک نشست علمی با مدیری آشنا شدم، وی از من دعوت کرد تا یک روز در مجموعه شان میزبان من باشد. خیلی غریب...


ادامه مطلب...

چگونه به بهترین نحو از زبان بدن تان استفاده کنید؟

IMAGE

شنبه, 20 آذر 1395 چگونه به بهترین نحو از زبان بدن تان استفاده کنید؟   استفاده از زبان یکی از راه های موفقیت در کار است. زبان اعضای مختلف بدن همچون چشم یا دست ها می تواند تاثیر        مثبتی در...


ادامه مطلب...

سازمان های کوچک (از ایجاد شغل تا خلق برند)

IMAGE

چهارشنبه, 08 دی 1395 در کشورمان ایران بسیاری از کسب و کارهای بزرگ از کلمه برند فراری هستند، برند را به مانند غولی تصور می کنند که دسترسی به آن برای شان غیر ممکن است. وقتی شرکت های بزرگ این گونه فکر می کنند...


ادامه مطلب...

روش هایی برای افزایش قدرت شخصی در محل کار / مدیریت کاریزماتیک

IMAGE

سه شنبه, 23 آذر 1395 آیا برایتان مهم است که در محل کار همه شما را دوست داشته باشند و به شما احترام بگذارند؟ طبیعتا پاسخ این سوال آری است. «نفوذ مرجع» یا «قدرت شخصی» هیچ ارتباطی به پست و مقام سازمانی ندارد...


ادامه مطلب...

10 ویژگی مدیران بزرگ آینده

سه شنبه, 07 دی 1395 در دنیای پرتلاطم آینده، مدیران اگر می‌خواهند بزرگ شوند، باید از مهارت‌ها و آگاهی‌های لازم در ارتباط با نحوه مدیریت کارکنان و چگونگی رویارویی با چالش‌ها و موانع برخوردار باشند و...


ادامه مطلب...

راهکارهایی که خرده فروشان را بزرگ می کند

IMAGE

شنبه, 20 آذر 1395 راهکارهایی که خرده فروشان را بزرگ می کند.یکی از آرمان های بزرگ برای هر فروشگاه بزرگ و کوچک، افزایش نرخ خدمات به مشتری است. این مسئله به شکل قابل توجهی بر سود این فروشگاه ها موثر است،...


ادامه مطلب...

حقایقی در مورد تفاوت های جنسیتی کارمندان در محل کار / کارمندان مریخی و ونوسی

IMAGE

سه شنبه, 14 دی 1395   مطالعات زیادی در مورد رفتار متفاوت زنان و مردان در محل کار وجود دارد. یافته ها نشان می دهد که مردان تمایل بیشتری به ریسک و تقاضا برای ارتقا دارند، در حالی که زنان بیشتر دوست دارند...


ادامه مطلب...

به دست آوردن سهم بازار از طریق حمله به رقبا

IMAGE

شنبه, 11 دی 1395 تجربه جان لگره، مدیرعامل شرکت تی‌موبایل در سال 2011 بعد از اینکه 10 سال مدیر شرکت گلوبال کراسینگ بودم، شرکت را فروختم و شغلم را رها کردم. این اولین بار بود که در زندگی بیکار می‌شدم. در...


ادامه مطلب...

آیا راه اندازی وب سایت واقعا به فروش کمک می کند

IMAGE

سه شنبه, 23 آذر 1395  آیا راه اندازی وب سایت واقعا به فروش کمک می کند / تبلیغ کسب وکارتان را در دست بگیرید. در دنیای دیجیتالی امروز، راه اندازی وب سایت راهی فوق العاده برای ارتقای برند به شمار می رود،...


ادامه مطلب...

دلایل عدم بهبود جلسات چیست؟

IMAGE

چهارشنبه, 08 دی 1395 همه می دانیم که برگزاری جلسه گاهی اوقات فقط هدر دادن زمان ارزشمند است. در این راه پیشنهادهای زیادی به شما می شود که بعضی از آنها را عملی کرده و بعضی را پشت گوش می اندازید. اما چرا باید...


ادامه مطلب...

چگونه از 5 اشتباه مدیریت پایداری دوری کنیم؟

IMAGE

سه شنبه, 07 دی 1395   امروزه، کارکنان حساسیت بیشتری به مسائل اجتماعی و زیست‌محیطی پیدا کرده‌اند و به همین دلیل است که استراتژی شرکت‌ها در حرکت به سمت پایداری باعث می‌شود میزان انگیزش آنها افزایش...


ادامه مطلب...

منو مکعب

کتاب های مکعب

رسول خدا صلی الله علیه و آله : أَلدّالُّ عَلَى الْخَيْرِ كَفاعِلِه؛ كسى كه ديگران را به كار نيك راهنمائى كند گـويـا خـود، آن را انـجـام داده اسـت. وسائل الشيعه: ج 11، ص 398

اوقات شرعی

حاضرین در سایت

ما 28 مهمان و بدون عضو آنلاین داریم

ورود به سایت

تصویر تصادفی

102.jpg